1 månad sedan

Vad är det viktigaste att tänka på när man anordnar ett stort event?

-Det är viktigt att först sätta vad intentionen med eventet är, så du har en riktning. Sedan att bakåt sätta upp delmål för när saker ska vara klara. Se till att ta hjälp av resurser du kan lita på. Våga ta hjälp!

Tänk inte att du ska fixa allt själv. Det blir lätt för mycket och det är bra, viktigt och skönt att bolla med andra ibland. Ha en röd tråd – från start till slut.

Gör avstämningar ibland på sådant som bestämts med leverantörer för en längre tid sedan, så att du vet att det inte glömts bort och ger obehagliga överraskningar i ett skarpt läge.

Gå igenom flöden för hela eventet, så att du ser var eventuella flaskhalsar kan uppstå, och vilka back-up planer du ska skapa.

Ex. Kö vid registrering, slut på kaffe, försenad talare osv. Desto bättre förberedd du är, desto större utrymme för att kunna vara flexibel när det behövs (för det händer i princip alltid något oväntat) är du.

Använd dig gärna av ett digitalt verktyg som hjälper dig att administrera, där du lätt kan göra to-do listor, flytta post-it lappar mellan olika listor, dela med andra osv.

Vad har du lärt dig sedan starten kring eventhantering? Vad har varit dina missar?

-I början skulle jag klara av allt själv, fick jobba som en dåre och gav nog ett lite stressat intryck till kollegorna ibland. Det är fortfarande mycket att göra när det gäller event, men jag har lärt mig att delegera. Jag har arbetat på att vara tydlig (läs: övertydlig) i min kommunikation och be om hjälp i god tid.

I början blev jag också lätt stressad när saker inte föll sig som planen var. Det har jag lärt mig med varje uppdrag och varje år, det gäller att förbereda sig väl för att sedan kunna vila i att allt kommer ordna sig.

Du ska vara seriös i din roll, samtidigt som du inte får ta det för allvarligt. Livet fortsätter även om det uppstår en flaskhals. Är du tydlig mot deltagarna och har en reservplan i bakfickan så brukar det inte bli några som helst problem.

I början dokumenterade jag inte så mycket vad jag gjorde och var i processen jag låg. Jag hade koll och höll mycket i huvudet. Inte så bra om jag skulle blivit sjuk eller om något annat hade hänt.

Därför kan exempelvis ett digitalt event- eller planeringsverktyg vara bra, då du löpande kan posta och checka av flödet i eventprocessen, samt dela det med kollegor. Sen är det bra att också använda sig av externa upplägg med flödesprocess, intressentöverblick, riskanalys och GANTT –schema.

Något annat som jag inte heller gjorde i början och som jag alltid gör nu, är ett ordentligt körschema.

Kvart för kvart eller timme för timme beroende på vad intervallet är. Där det tydligt framgår vem som har ansvar för respektive punkt, vem utför uppgiften, teknisk utrustning mm.

Vad är ditt bästa tips till de som själva vill anordna ett välgörenhetsevent via sitt företag?

-Välj en organisation som ni verkligen brinner för att hjälpa! Se det som en del av er verksamhet att kunna bidra till den här organisationen.

Tänk på att inte använda deras loggor, då detta oftast endast är tillåtet för de företag som är officiella sponsorer. Kontakta gärna företaget och se om de kan tipsa om vilka kanaler det är bäst för dem att synas i.

Skapa något roligt runt insamlingen, så att det blir en win-win. Ni får samla in pengar till välgörande ändamål och deltagarna får bidra genom glädje. Humor, glädje och värme är i alla fall för mig väldigt viktiga inslag, för att balansera upp det som är tungt och mörkt.

Glädje betyder inte att vi bryr oss mindre. Tvärtom, med goda tillstånd får vi mer tillgång till att känna medkänsla och empati.


Vill du eller någon du känner veta mer om Rebeccas aktuella välgörenhetsevent “Move by heart” så klicka här.

“Great things can only be done by small things brought together”

Move by heart 2018


Ta reda på mer:

Arrangör av välgörenhetseventet "Move by heart"

Lyckade event händer inte bara: Anmälningssystem

Hur kan du arbeta i Memlin?