3 månader sedan

Planering är a och o, som vi hört så många gånger förr, men det är faktiskt så när det gäller vilka typer av events som helst. Följ dessa 9 steg i planeringsprocessen och gör det lättare för både dig själv och dina deltagare.

1. Vilken är målgruppen? Vilka talar ni till. Utgå sedan från dessa i alla led genom eventet. Välj budskap, plats och känsla utefter vad ni vill förmedla. Är tanken det ska finnas ett tema? Tänk på att det ska bidra till att stärka kommunikationen och det budskap företaget vill föra vidare.

2. Vad vill ni få ut av eventet? Sätt tydliga och konkreta mål som gör det lätt för alla att arbeta mot samma resultat. Tänk på att sätta mätbara mål så att ni faktiskt kan följa upp och se era framgångar.

3. Vad är värdet för deltagarna? Varför ska de önskade deltagarna närvara på ert event? Kom överens om vad huvudsyftet är med eventet och vad deltagarna får ut av att medverka. Ha detta i åtanke genom hela projektet och i hur ni kommunicerar.

4. Vilka resurser? Se över de interna resurserna. Finns kompetensen som behövs för eventet inhouse eller behöver vissa delar outsourcas. Se över budgeten, se till att den är tillräcklig och rätt fördelad. Ska eventet vara gratis för deltagarna eller hur mycket ska en biljett kosta. Glöm inte att skapa en reservpost för oförutsedda kostnader. Där finns risker med alla events och projekt, se till att vara ekonomiskt förberedd.

5. Sätt ihop ett team. Rätt kompetens på rätt plats. Försök sätta samman ett team med olika styrkor och svagheter för att komplettera varandra.

6. Vilket budskap? Skapa ett tilltalande namn och slogan. Sätt ett huvudbuskap och kommunicera detta både internt och externt. Undvik att ha för många budskap då det endast försvagar företagets trovärdighet. Beroende på eventets storlek kan ni med fördel också skapa en logotyp för att representera evenemanget. En logotyp kan vara ett effektivt varumärkesverktyg som kan skapa omedelbart igenkännande av ert event. Det kan vara kul att kommunicera logotypen i bland annat reklamartiklar (t ex Tshirts, vattenflaskor, påsar etc.)


Planerar ni ett event just nu eller ska göra framöver?

Ladda ner Memlins checklista för ett framgångsrikt planerande och genomförande.


7. Gör en masterplan! Vem gör vad och när? Vad är dagordningen för eventet? Hur ska inbjudningar och anmälningarna lättast hanteras? Vilka kanaler ska ni använda? Vilka mervärden kan ni erbjuda? Gör en detaljerad plan över hela projektets förlopp, från planering till genomförande. Glöm inte den sista milen efter eventet, hur kan ni runda av, tacka för medverkan och skapa ett bra avslut för en fortsatt fin kontakt?

8. Brand:a (Varumärkesbygg) ditt event. Skapa ett tilltalande namn och slogan.

9. Bestäm de administrativa processerna. Vem ska hålla reda på er planering, registrering, budget, gäst- och talar listor osv. Vem håller reda på de minsta förändringarna och kommunicerar dessa genom hela projektet?

Om du är kund hos Memlin, ett allt-i-1-system för att hantera möten och events, kan du snabbt och enkelt skapa events och hantera inbjudningar, registrering och annat via vårt eventhanteringssytem. Vi erbjuder även som en tilläggstjänst att administrera eventet åt er helt efter era önskemål, you choose!

Ta reda på mer:

Den kompletta eventplanerings-guiden; Del 2 - Genomförandet

Den kompletta eventplanerings-guiden; Del 3 - Efter Eventet

10 icebreakers för alla möten och företagsevent!