4 månader sedan

Det kräver tid, fantasi och en utmärkt planeringsförmåga för att täcka alla detaljer (och kunna hålla budgeten samtidigt). Så här undviker du några av de vanligaste misstagen som kan ställa till det för era eventmål.

1. Budgeten sprängs. Budgetering är en viktig del i ditt planerande av företagsevent. Att hålla fast vid den budget du satt eller tilldelats är inte en lätt uppgift alltid. Enligt många eventplanerare uppstår de högsta kostnaderna på grund av resekostnader, mat och dryck, lokal och anställning av talare. Minska en del kostnader såhär:

  • Val av lokal: Försök välja en lokal och plats som ligger nära de allra flesta deltagarna du vet kommer medverka, vilket också kan innebära billigare transportbiljetter.
  • Mat och dryck: Undvik för “sofistikerade” luncher. Erbjud en buffé istället som är varierande och ett bra alternativ för att tillfredsställa allas smak, inklusive matallergier.
  • Talare: Gå inte överstyr med talarkostnaderna. Satsa på en-två som är lite mer kostsamma kanske (beroende på storleken av ditt event så klart). Försök sedan hitta nya fräscha talanger som kan erövra publikens sinne och hjärtan. Det finns ett brett utbud av offentliga talare där ute, det gäller bara att hitta dem rätta och kvalificerade för just ditt event. Se till att ditt event är lagom varierat med tid för aktiviteter, nätverkande och talare. En idé kan vara att försöka få talaren att ställa upp pro-bono och se det som en marknadsföring av sig själva. Försök kompromissa och stå för enbart resekostnader, logi och mat?
  • Print: Eliminera utskrifter, fotokopiering, flyers och så vidare. Gå så digitalt du bara kan genom hela processen.
  • Livestreaming: Att erbjuda livestreaming är ett utmärkt sätt att minska kostnaderna och garantera att fler är närvarande.

2. Dålig schemaläggning. Oavsett hur väl förberedd du tror du är bör du kolla, dubbelkontrollera och kolla igen! Detta gäller alla delar av eventet, från lokalbokning till researrangemang. Om något kan gå fel, kommer det med största sannolikhet göra det.

  • Följ protokoll och procedurer Om du blir ombedd att organisera ett event på en helt ny plats, do your research! Att inte inspektera eventlokalen innan eventet kan vara mycket riskabelt för eventets resultat och upplevelse. Research och kommunikation med berörda intressenter kan underlätta en hel del.
  • Ändringar De flesta event innehåller både stora och små förändringar i planen. Till exempel att att en deltagare ändrar sina flygalternativ eller att en talare behöver logi över natten, osv. Använd tekniken för att hålla reda på alla dessa förändringar. Memlin är ett exempel på hur du kan hantera dina event smidigt och enkelt på ett ställe, och som gör det möjligt för dig att enkelt spåra, övervaka och ändra förändringar i deltagarnas registrering.
  • Extra tidsbudget Ibland går inte saker och ting som en tänkt sig och tar mer tid än vad som var planerat. Kanske strular tekniken eller någon är försenad? Se till att alltid ha lite extra tid för de olika momenten under eventet. Skulle det bli tid över? Fantastiskt! Nätverka eller passa på att prata lite mer med dina deltagare.

3. Missförstånd och dålig kommunikation. Kommunicera tidigt, kommunicera ofta och kommunicera bra, både med ditt team, dina intressenter och dina deltagare.

  • Respektera dina deltagare Ge dem vad du lovat på eventet och låt dem veta om det blir några förändringar. Skulle en talare plötsligt inte kunna medverka (och du vet detta i tid), kommunicera det till dina deltagare. Kommunicerar du inte förändringar i schemat med dina deltagare kan det lätt skapas besvikelse och en negativ upplevelse som sedan återspeglas i eventeffekten.
  • Teamwork Var en lagspelare och kommunicera viktiga tider, datum och förändringar till alla lagmedlemmarna. Håll alla uppdaterade.
  • Företagets värderingar Ett event ska inte vara för opersonligt eller företagsorienterat. De allra bästa företagseventen kommunicerar sina värderingar, personlighet och budskap som ett sammanhängande tema och koncept.
    Gör ditt varumärke, produkt eller tjänst till kärnan av eventet. Detta kan vara en kombination av en bra tagline, hashtag, imponerande bilder och miljödesign i hela lokalen/arenan. Följ upp temat hela vägen; före eventet, till deltagarens första upplevelse under registrering, hela vägen genom dina talares presentationer. Det kommer att ge en enorm inverkan på ditt övergripande tema och budskap. Det skapar en effekt som heter duga!

4. Dålig rekrytering.

  • Att arbeta med frilansare: Frilansare i all ära, men gör din research. Kontrollera deras bakgrund, rekommendationer och tidigare arbeten. Risken är att utan erfarenhet eller utbildning kan eventplaneringen spinna iväg och de tappar kontrollen. Kontroll är något som är a och o i all planering kring alla olika events.

5. Ingen ordentlig uppföljning. Events ska aldrig ses som en fristående händelse, utan som en del av ett större sammanhang, integrerad i andra delar av ditt företags marknadsföringsinsatser. Hur vet ni om ni lyckats med ert event och att budskapet gått fram?

  • Tacka: Wrap it up med att ordentligt tacka dina deltagare, sponsorer, talare och anställda i så många kanaler som möjligt. Mail och sociala medier kan vara några av dem viktigaste kanalerna.
  • Sociala medier: Håll ditt event levande längre med hjälp av sociala medier. Därför är det extra viktigt att ha en hashtag specifikt för varje event, eller behåll samma haschtag och byt endast ut året. T ex “#NinjaKonferens2017” “NinjaKonferens2018” o s v. Sociala nätverk som LinkedIn, Facebook och Instagram gör det möjligt att på ett lätt sätt återkoppla, hålla kontakten och skapa engagemang i olika nätverk. Låt deltagarna skicka in eller lägga ut bilder och videos från deras håll av eventet. Ge den bästa deltagaren ett gratis pass till nästa tillfälle av ett liknande event ni anordnar? Detta visar andra deltagare att du aktivt engagerar med dem och öppnar upp för en fortsatt dialog och relation mellan er.
  • Feedback: Samla in feedback från både deltagare och andra medverkande så fort som möjligt efter eventdagen/dagarna och summera. Feedback hjälper dig att mäta eventets uppsatta mål, effekt, vad som blev bra och vad som behövs förbättras till nästa gång. Ett effektivt sätt att samla in din feedback är genom en förberedd enkät som skickas ut via mail under eventdagen eller precis efter. Påminn under dagens gång om hur mycket ni uppskattar att de fyller i den. De flesta deltagare är mer än glada att dela med sig av sin feedback, så länge det är enkelt och inte för tidskrävande.

Vad har varit dina största eventmissar? Har du några metoder som fungerar extra bra hos er? Hade varit kul att höra om dina tips kring eventplanering, dela gärna med dig i kommentarerna nedan! :)


Ta reda på mer:

Den kompletta eventplanerings-guiden; Del 1 - Före eventet

Lyckade event händer inte bara: Anmälningssystem

Speed dating blir speed meeting - icebreaker